Акт приема передачи дел на время отпуска

Передача дел на время отпуска образец. Акт приема-передачи документов при смене директора или бухгалтера – образец заполнения и бланк

Акт приема передачи дел на время отпуска

При увольнении простого сотрудника организации как мы знаем, достаточно просто написать заявление по собственному желанию, отработать две недели и получить полный расчет с документами, касающимися трудовой деятельности на предприятии.

Руководитель предприятия тоже человек, который может, как сам захотеть уйти с работы, так и быть уволен по решению собрания учредителя, единоличного собственника или приказу вышестоящих организаций. Кроме всех причин, оговоренных ст.

77 ТК РФ, когда директор может уволиться, законодатель в ст.278 ТК РФ рассматривает дополнительные основания, прекращения действия трудового договора с руководителем предприятия.

На директора предприятия возложена ответственность за ведение бухгалтерского учета хозяйственной деятельности организации, которой он управляет. Руководитель является материально – ответственным лицом.

Акт приема-передачи документов при смене директора

Внимание

При оформлении доверенности указывается срок ее действия и передаваемые полномочия. Что делать, если меняются должностные лица При смене должностных лиц, когда есть протокол собрания учредителей, издан приказ, в первую очередь необходимо уведомить контролирующие органы (налоговую инспекцию) и банк, обслуживающий предприятие.

Для этого пишется нотариально заверенное заявление о том, что должностное лицо, имеющее право подписи меняется на основании приложенного документа. К заявлению прикладывают приказ об увольнении, решение владельца предприятия или протокол общего собрания акционеров.

Инфо

После этого издается приказ по предприятию о создании комиссии для проведения инвентаризации и приема – передачи документация от увольняющегося должностного лица. Если уже есть новый кандидат на освобождающуюся должность, дела передаются ему.

Акт приема передачи при смене директора образец

Согласно Приказу Министерства финансов РФ № 119н от 28.12.01 г., при смене материально ответственных лиц должна быть проведена инвентаризация. Поэтому, для того, чтобы уволиться необходимо, провести ряд процедур по передаче всех документов и материальных ценностей, которые находятся в его ведение.

Хотя, в законах о деятельности коммерческих организаций не оговаривается необходимость передачи дел, однако это не освобождает увольняемого руководителя документально оформить передачу дел.

Директору до момента ухода с работы необходимо передать печать, документы, отчетность, материальные ценности, находящиеся в кабинете своему правопреемнику, либо лицу, назначенному по приказу.

Порядок передачи дел при смене руководства на законодательной основе определен только для бюджетных организаций.

Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива

ИЗМЕНЕНИЕ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА 10.1. Каждая из сторон настоящего трудового договора вправе ставить перед другой стороной вопрос о его дополнении или ином изменении трудового договора, которые по соглашению сторон оформляются дополнительным соглашением, являющимся неотъемлемой частью трудового договора. 10.2.

Изменения и дополнения могут быть внесены в настоящий трудовой договор по соглашению сторон также в следующих случаях: а) при изменении законодательства РФ в части, затрагивающей права, обязанности и интересы сторон, а также при изменении локальных нормативных актов Работодателя; б) в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

10.3.

Инвентаризация при смене руководителя: понятие и процедура

  • Передача дел
  • Нормативная база
  • Объекты инвентаризации
  • Инвентаризационная комиссия
  • Этапы работ
  • Ответственность руководителя
    • Перемещение, восстановление, инвентаризация, выбытие, списание, передача, переоценка в программе 1С:

Начальник любой организации несет полную материальную ответственность. Потому инвентаризация при смене руководителя, которая проводится на дату передачи дел, – обязательный этап в процедуре передачи дел.

Передача дел Данная процедура законодательно не регламентирована. Форма ее свободная, но документальное ее оформление обязательно.

Непременно потребуется акт приемки-передачи, содержание которого будет определяться в зависимости от вида деятельности компании и ее величины, структуры и особенностей передаваемых дел.

Образец акта передачи дел при смене директора

Важно

В случае если средняя заработная плата работников основного персонала организации за календарный год увеличилась, то должностной оклад Работника по решению Работодателя может быть увеличен с 1 января года, следующего за календарным годом, в котором произошло увеличение средней заработной платы работников основного персонала организации. Размер увеличения должностного оклада Работника определяется Работодателем.

4.2. Выплаты компенсационного характера производятся Работнику в соответствии с законодательством РФ. 4.3. На основе показателей эффективности работы организации и условий стимулирования, установленных Работодателем, Работнику выплачиваются премии (ежеквартальные, ежегодные) в размере, определяемом Работодателем, за счет средств, предусмотренных на оплату труда работников организации. 4.4.

Как осуществить передачу дел при смене руководителя?

Все остальные предприятия, любых видов собственности определяют это самостоятельно, разрабатывая специальное положение или издав соответствующий приказ.

В конечном итоге оформляется акт приема-передачи дел от увольняющегося директора вновь назначенному, или уполномоченному представителю предприятия. Лица с правом подписи Согласно Приказу № 34н Минфина РФ от 29.07.

1998 года, вся документация, которая непосредственно связана с осуществлением денежных операций, в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем предприятия (директором) и главным бухгалтером, либо уполномоченными лицами (обычно заместители).

Подпись должностного лица является неотъемлемым реквизитом любого официального документа, тем более, когда речь идет о денежных средствах. Не всегда руководитель и главный бухгалтер могут поставить подпись собственноручно.

Акт приема передачи дел при смене директора образец

Также нужно удостовериться в наличии и корректности учета материально-производственных запасов, не принадлежащих компании, но находящихся у нее на учете, то есть полученные:

  • на ответственное хранение;
  • в аренду;
  • на переработку.

Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам. Инвентаризационная комиссия Инвентаризация при смене руководителя проводится инвентаризационной комиссией. Подобный орган должен быть на каждом предприятии.

Ее состав утверждается в начале каждого года руководством компании специальным приказом, распоряжением, постановлением (рекомендована форма № ИНВ-22). Членами инвентаризационной комиссии могут быть бухгалтера, внутренние и внешние аудиторы, специалисты иных служб.

Если предполагается большой объем работ, создается рабочая инвентаризационная комиссия.

Акт приема передачи имущества при смене руководителя образец

В присутствии: увольняемого директора предприятия Мальцева И.А., вновь назначенного директора предприятия Волкова И.Р. составила настоящий Акт о том, что Мальцев И. А. передал, а Волков И.Р. принял документацию, находящуюся у директора.

При приеме – передаче дел установлено: Мальцева И. А. передал, а Волков И.Р. принял:

  1. Оригиналы учредительных документов (10 л.);
  2. Оригиналы банковских документов (10 л.);
  3. Оригиналы свидетельств о праве собственности, договоры (59л.);
  4. Оригиналы лицензий (5л.);
  5. Печать организации (1шт.);
  6. Штамп (1шт.);
  7. Бланки (500 экз.);
  8. Ключи от кабинета, сейфа (4шт.);
  9. Оргтехника (1 компьютер).

Источник: https://wcmn.ru/peredacha-del-na-vremya-otpuska-obrazec-akt-priema-peredachi.html

Акт приема-передачи документов (образец)

Акт приема передачи дел на время отпуска

В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации.

Просто так важные документы передавать нельзя – стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи).

Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке.

Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п.

, он будет выступать в качестве важного доказательства.

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

В каких случаях требуется оформление акта?

Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

  • при передаче документации от одного сотрудника другому;
  • при смене руководящих лиц в организации;
  • при перемещении важных документов внутри предприятия;
  • при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

Особенности составления документа

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

  • его полное наименование;
  • дату и место составления;
  • наименование фирмы;
  • состав комиссии (при ее назначении);
  • подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;
  • присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;
  • Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);
  • подписи членов комиссии.

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом.

Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту.

Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений.

Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров.

При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.

2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно.

Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Составление акта при смене бухгалтера

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг.

Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом.

При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

Источник: https://spmag.ru/articles/akt-priema-peredachi-dokumentov-obrazec

Акт приема передачи на время отпуска образец. Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

Акт приема передачи дел на время отпуска

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

  • обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
  • оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
  • разделить зоны ответственности;
  • стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Процесс передачи дел

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

  • причину и сроки выполнения приема-передачи;
  • лицо, ответственное за процедуру;
  • состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
  • срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

  1. Составление приказа.
  2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
  3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
  4. Передача.
  5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:

  • регистрации приказа, изданного для передачи дел;
  • полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
  • проверки ведения учета;
  • выполнения непосредствено передачи дел;
  • составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Что указывается в акте передачи?

Пример документа.

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

В акте обязательно указывается:

  • наименование компании;
  • вид и название документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

  • системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
  • учета движения денежных потоков;
  • учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
  • учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
  • отчетов, переданных в налоговую службу;
  • расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
  • состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.

Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.

В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов.

Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения.

Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

ООО “Подмосковные вечера”УТВЕРЖДАЮ
(руководитель организации) Генеральный директор
(руководитель организации)
В.Л. Грачев
(подпись)(фамилия, инициалы)
07.06.2005

Источник: https://uristol.ru/overseas/akt-priema-peredachi-na-vremya-otpuska-obrazec-kak-pravilno-sostavit-akt/

Акт приема — передачи дел: образец составления

Акт приема передачи дел на время отпуска

В процессе ведения делопроизводства могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, ведущие к инициированию процедуры передачи дел.

Для этого необходимо составить соответствующий акт, цель которого — снять ответственность с конкретного работника (например, даже подрядчика, не выполняющего свои обязательства по возведению строения, указанные в соответствующем акте).

Документ помогает правильно осветить истинное положение дел в определенный момент времени.

Что это такое?

Акт приема-передачи дел — необходимая документация, которая оформляется для подтверждения факта передачи определенных функций и документов.

Смена руководителя организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и других сотрудников, чья трудовая деятельность напрямую связана с документами, влечет за собой передачу всех дел от одного работника — к другому.

Передаются не только текущие дела, но и бумаги, для кассира, к примеру, передаче подлежат и наличные средства в кассе.

Составлять акт приема-передачи дел необходимо, чтобы:

  • рабочий процесс не приостанавливался;
  • трудовые права и обязательства отсутствующего работника исполнялись надлежащим образом;
  • можно было реализовать оценку объема работы сотрудника, который принимает дела;
  • можно было распределить зоны ответственности;
  • регулировать возникновение следующих ситуаций: уход в отпуск, оформление командировки и командировочных, временная нетрудоспособность, увольнение и другие случаи, при которых работник вынужден будет отсутствовать на рабочем месте длительное время;
  • принимать и обрабатывать поступающие сведения по различным каналам связи;
  • осуществлять проверку документов на правильность доставки, целостность вложения;
  • своевременно регистрировать поступающие документы в журнале учета, а также направление их на рассмотрение руководством учреждения и в структурные отделения организации;
  • обеспечивать сохранность дел в соответствии с утвержденным регламентом.

Для того чтобы передать дела, требуется собрать специализированный комитет, участники которого изучают акт приема-передачи дел, а также приложенные к нему служебные записки и заключения аудиторов.

Правила составления акта приема-передачи дел

Законодатель РФ не предусматривает унифицированного образца по заполнению документа приема-передачи дел. Каждое предприятие и организация имеют право разработать свой собственный шаблон. Если же уставом компании такое не предполагается, оформить акт приема-передачи дел можно в произвольной форме как в простом письменном виде, так и посредством печати на компьютере.

Важно! При желании сторон, протокол передачи дел может быть заверен печатью компании, однако это не обязательная процедура, так как с 01 января 2016 года юридические лица вправе не применять в своей профессиональной деятельности печати и штампы.

Пошаговая инструкция по заполнению акта приема-передачи дел и документов:

  • в шапке указывается полное наименование протокола с кратким обозначением его сути;
  • строкой ниже обозначается город, в котором зарегистрировано предприятие и проставляется дата оформления документа;
  • далее предоставляются сведения о компании, которая реализовывает передачу дел: вносится название с указанием организационно-законодательной формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО и т.д.), а также должность уполномоченного лица (Директор, Генеральный директор) и его полные инициалы;
  • после чего, вся вышеуказанная информация вносится и о второй стороне акта приема-передачи дел — наименование предприятия, должность, реквизиты ответственного лица.

Важно! Как правило, соответствующие акты оформляются для передачи особо ценных и секретных документов.

При передаче особо значимых дел, рекомендуется вносить более полную информацию об организациях (реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.п), а также паспортные данные всех работников, участвующие в процедуре передачи.

При увольнении

Основанием для передачи документов новому сотруднику, согласно общепринятым правилам, служит соответствующий приказ о назначении состава комиссии. Состав комитета обязательно будет отображаться в акте приеме-передачи дел. Участниками комиссии контролируется правильность высчитывания дел в соответствии с нормами номенклатуры.

В акте приема-передачи дел при увольнении сотрудниками указываются:

  • причины передачи дел (увольнение работника);
  • уполномоченное лицо (принимающие дела);
  • дата начала и окончания процедуры передачи дел;
  • члены комиссии, которые несут ответственность за правильность приема-передачи.

Важно! В случае увольнения работника по собственному желанию, процесс приема-передачи дел может длиться в течение 2 недель. Если же стороны решили аннулировать трудовое соглашение по обоюдному согласию раньше установленного срока, период передачи может сократиться до 3-5 рабочих дней.

Если же увольнение произошло в результате дисциплинарного нарушения, например, регулярных опозданий на работу, то должен составиться соответствующий акт. Детали процедуры можно найти, перейдя по ссылке.

При смене директора

Особенность передачи дел при смене директора заключается в том, что соответствующая категория граждан имеет статус материально ответственного лица (статья 277 ТК РФ). Это означает, что перед составлением акта приема-передачи дел, требуется реализовать инвентаризацию имущества и документации, доказывающей имущественные права предприятия.

Основной список документов, который подлежит обязательной передаче от бывшего руководителя к новому, регламентируется Постановлением «О приеме-передаче документов учреждению исполнительной службой при освобождении от должности».

В обязанности руководителя входит передача следующих документов:

  • регистрационные и учредительные бумаги;
  • первичка;
  • лицензии и другие разрешения;
  • доверенности, заверенные в нотариальной конторе;
  • интернациональные соглашения;
  • бухгалтерские отчеты;
  • ценные бумаги, векселя и другие финансовые контракты;
  • удостоверение о праве собственности и иные правоустанавливающие свидетельства;
  • докладные, объяснительные записки, внутренние кооперативные отчеты.

Образец акта приема — передачи дел при смене руководителя

При смене главного бухгалтера

Особенности оформления акта передачи дел при смене главного бухгалтера:

  • документ составляется только после завершения текущих учетных процедур, полной проверки состояния бухгалтерского учета, а также после заключения отчетности;
  • чтобы руководитель предприятия одобрил решение об оформлении акта приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера, должна быть произведена полная инвентаризация всего имущества, финансовых средств и других существенных статей баланса;
  • проводится сверка расчетов с налоговыми службами и внебюджетными предприятиями (ПФР, ФСС);
  • период приема-передачи дел и оформления акта также устанавливаются в приказе, изданном руководителем организации.

Передача дел и документов главного бухгалтера — трудоемкий процесс, требующий время и дополнительные затраты. Соответствующий акт оформляется в произвольной форме, в содержание которого необходимо включить все важные для данной процедуры моменты — доказательства факта передачи дел, а также описание учетных и отчетных документов.

Скачать образец акта приема — передачи дел при смене главного бухгалтера

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://itbu.ru/akty/akt-priema-peredachi-del-obrazec-sostavleniya.html

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера – образец

Акт приема передачи дел на время отпуска

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера – образец этого документа вы сможете увидеть на нашем сайте. В статье мы расскажем об основных тонкостях при его оформлении, а также о подготовительных процедурах, которые помогут составить документ.

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Итоги

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.

Знакомьтесь с внутрифирменными локальными актами с помощью размещенных на нашем сайте статей:

К числу таких требований можно отнести следующие:

  • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
  • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
  • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

В акте могут отражаться следующие элементы:

  • общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
  • описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
  • указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
  • порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
  • наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
  • факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
  • общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:

Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете посмотреть на нашем сайте.

Скачать образец

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

  • разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
  • в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
  • организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
  • обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
  • другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.  

О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:

Итоги

Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/akt_priemaperedachi_del_glavnogo_buhgaltera_obrazec/

Отпуск: правила передачи дел

Акт приема передачи дел на время отпуска

Для большинства людей отпуск – это долгожданное событие, которое часто начинают ждать с последнего дня предыдущего отпуска. С пользой регулярной смены обстановки согласны и медики, и психологи.

Даже если вы трудоголик и фанат успешного построения карьерной лестницы, периодический отдых нужен и вам.

Но стоит иметь в виду, что вместе с выбором курорта, подбором купальника и мечтами о вечерних прогулках по побережью необходимо правильно передать дела коллегам, которые во время вашего отсутствия будут выполнять работу за вас.

Как правило, необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, ведь отдыхают все, однако упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко.

Этот вопрос не нашел отражения в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения. Но многие организации самостоятельно устанавливают правила приема передачи дел в локальных нормативных актах. Соблюдение порядка приема-передачи дел, принятого в компании, является обязательным для всех работников.

Передача дел – важный шаг перед отпуском

Конечно, готовясь к отпуску, большинству из нас меньше всего хочется думать о работе и готовить документы, однако надо понимать, что правильная передача дел – это не каприз руководства, а необходимая мера, направленная на организацию бесперебойной работы предприятия.

Допустим, если вы секретарь, в ваши обязанности может входить: прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений, прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и многое другое. Очевидно, что подобная работа должна выполняться своевременно. Если в компании не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Если же секретарь один, то без грамотной передачи дел сотрудник, который не в полной мере знаком с обязанностями секретаря, с работой может не справиться. Как результат – может застопориться работа не только одного участка, но и всей компании в целом.

Окончив институт, я сразу нашла работу в небольшой компании, которая занималась поставками полиграфической продукции. Коллектив был небольшой, но дружный, меня с радостью приняли в свою семью. Поначалу было непросто вникать в обязанности, ведь опыта работы совсем не было, но примерно через месяц-два я уже чувствовала себя уверенно и со своими обязанностями прекрасно справлялась, о чем мне неоднократно говорили руководители. Мне выплачивали неплохие премии, одним словом, место работы для начинающего выпускника ВУЗа было неплохим. И опыта можно было набраться, и научиться выстраивать отношения с коллегами. Перед тем, как идти в отпуск, я мало задумывалась о том, кто будет выполнять мои обязанности и как мне передавать рабочие дела. Второго секретаря у нас не было, но начальство решило, что за меня временно поработает наш менеджер по работе с клиентами. Вкратце я ей рассказала о своих обязанностях (она их и без этого знала, как я считала), и с чистой совестью отправилась в Грецию. Надо ли говорить, что там я практически не отнимала телефон от уха, с работы мне звонили чуть ли не круглосуточно. Ольга, которая осталась работать за меня, не знала, как и что делать, везде ошибалась. После такого отпуска отношения с коллегами испортились, хотя моей вины, я считаю, нет. Мне никто не рассказывал, как передавать дела, и не обучал этому. Евгения, секретарь
 

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают для того, чтобы рабочий процесс не прерывался, чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись, а также для оценки объема работы работника, принимающего дела.

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются.

Общее правило такое: чем более грамотно вы организуете свой уход, тем больше вероятность, что тревожные звонки от сослуживцев не будут портить вам заслуженный отпуск. Поэтому в последние недели перед отпуском надо не только планировать свой отдых и рассматривать отели и пляжи в Интернете, но и готовить дела к передаче.

Время подготовки к отпуску вы должны определить самостоятельно, исходя из той роли, которую выполняете в компании: чем серьезнее должность, тем основательнее должен быть подход. Оптимальный срок подготовки – от двух недель до месяца.

Заранее составьте план, куда внесите список незавершенных дел с определением степени их важности. Те, которые требуют вашего срочного вмешательства, лучше решить до вашего ухода в отпуск.

По поводу остальных лучше дать инструкции коллегам, которые будут вас заменять: куда им звонить или писать в том случае, если вдруг раздастся звонок от важного клиента. Лучше всего найти на время заместителя, который будет проверять вашу рабочую почту, и дать ему доступ к ключевой базе контактов и документов в компьютере, если правила внутренней безопасности компании это позволяют. Если в рабочем компьютере хранятся какие-то личные наработки или суперидеи, их надо перенести на личный компьютер.

За два-три дня до начала отпуска надо разобрать все скопившиеся документы, ответить на все письма и тщательно подчистить «хвосты». Бумаги, которые в ближайшее время не нужны, лучше убрать подальше, чтобы не потерялись.

Перед отъездом оставьте начальству и коллегам координаты, по которым с вами можно будет связаться в случае аврала или неразрешимых неприятностей.

Также, возможно, стоит установить на свой рабочий почтовый ящик и телефон автоответчик, который будет сообщать пишущим и звонящим, когда вы вернетесь. Это очень удачный и вежливый ход по отношению к партнерам и клиентам.

Я работаю в автосалоне менеджером по продажам. В обществе бытует мнение, что женщины плохо разбираются в автомобилях, но я уже восьмой год доказываю, что это не так. В нашей компании я одна из самых успешных продажников, что сказывается на моем доходе и премиях. Я точно знаю, что мне завидуют мои коллеги-мужчины. И недавно у них был шанс позлорадствовать – я допустила чуть ли не единственный серьезный «косяк» за все время моей работы в этом автосалоне. Перед отпуском я оформила сделку – клиент приобретал дорогой автомобиль. Забрать он его собрался через неделю. Но я в вихре подготовки к отпуску и поездке на море, куда мы впервые собирались поехать с маленьким ребенком (кто был – знает, как это непросто организовать), забыла передать коллеге необходимые документы для этого клиента. В результате клиент свой автомобиль забрал только после моего возвращения, предварительно пожаловавшись на меня руководству. Меня лишили комиссионных, было обидно, конечно. Но ничего, в будущем я таких промахов не допущу. Анна, менеджер по продажам

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что: […] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены в инструкцию по делопроизводству:

  • положение о персонале;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о конкретном структурном подразделении и др.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (например, на отпуск).

  • Этап 1: проверка дел и документов.
    Важно: Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.
  • Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.
  • Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Если в отпуск уходит не рядовой сотрудник, а сотрудник с широком кругом обязанностей, полномочий, то рационально назначить ответственного работника, и передачу дел нужно производить одновременно с вводом в курс дела, передачей текущего состояния дел, телефонов контрагентов и пр..

Основное, на чем стоит сосредоточиться – готовьтесь к уходу в отпуск постепенно, передавая дела и сокращая авральную деятельность по максимуму ко времени отъезда.

Просидев в последнюю ночь перед полетом на курорт за важным отчетом, вы рискуете так и не отвлечься от рутинных обязанностей, и весь отпуск мысленно пребывать с коллегами вместо того, чтобы расслабиться.

Помните: ваш успешный отпуск в ваших руках.

При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!

Источник: https://rjob.ru/articles/otpusk_pravila_peredachi_del/

ЮристПрофи
Добавить комментарий