Протокол служебного совещания образец

Протокол производственного совещания образец

Протокол служебного совещания образец

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений.

Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются.

Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

Наш словарик

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов* .

Проблемы и решения

Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

Общие правила оформления протокола

Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.

Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

· наименование организации

· наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания

· дата заседания

· регистрационный номер протокола

· место проведения совещания

· подписи.

Текст краткого протокола

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:

Структура, шаблон протокола совещания

  • Дата, время и место проведения мероприятия
  • Инициатор
  • Лицо, организующее мероприятие, (с контактной информацией)
  • Список участников (с указанием должностей и контактной информацией)
  • Состав секретариата / ФИО секретаря (с контактной информацией)
  • Стенограмма выступления первого докладчика

    Источник: http://iskovoepismo.my1.ru/publ/otvetstvennye_dokumenty/protokol_proizvodstvennogo_soveshhanija_obrazec/16-1-0-350

    Протокол совещания и общего собрания как составить — образец

    Протокол служебного совещания образец

    Образец, как правильно составить отчет совещания и общего сбора включает в себя прежде всего основные данные:

    • из кого состоит комиссия (совет директоров и т.д.) – кто секретарь, глава, его заместитель и сколько членов (при этом количество присутствующих);
    • рассмотрение какого производственного момента планирует конференция;
    • какое решение принято и каким количеством .

    Как правило, отчет конференции должен составить секретарь. Затем заполненный образец формы подписывает глава, его заместитель, секретарь (в некоторых случаях все члены совещания). После этого заполненному бланку присваивается регистрационный номер и запись хранится со всеми такими документами.

    Форма протокола совещания – образец как правильно оформить?

    Образец, как правильно составить и оформить протокол можно скачать по ссылке: Помимо присутствующих и повестки дня там также необходимо указать кто именно выступал и по какому делу. После этого только правильно будет внести в заполненный бланк сведения о том, что было решено по какому вопросу и какое количество ало за принятие решения.

    Протокол оперативного совещания образец

    Если планируется проведение оперативного совещания, то данная форма сборов является более упрощенной. В таком случае как таковая повестка дня может оглашаться в устной форме. Помимо этого, как правило, не нужно фиксировать конкретно имена всех участников.

    Достаточно указать сколько людей присутствовало и какие моменты были рассмотрены. Также зачастую на таких мероприятиях не проводится ание и поэтому можно ограничиться указанием вопросов и решений по ним, а также указанием кто именно выступал и по какой теме.

    Образец можно скачать по ссылке: 

    Протокол совещания образец по ГОСТУ

    Существует унифицированная форма документации по ГОСТУ, определяющая для всех типовых документов как правильно их составить, что в обязательном порядке должно включаться в бланк и как правильно его оформить.

    Если оформить все правильно, то перед проведение необходимо составить повестку дня, указав когда и где проводится совещание, а также какие темы планируется рассмотреть. Подписывает данный документ секретарь совета.

    Возникла проблема? Позвоните юристу:

    +7 (499) 703-46-28 – Москва, Московская область
    +7 (812) 309-76-23 – Санкт-Петербург, Ленинградская область

    Звонок бесплатный!

    Как правильно составить протокол общего собрания собственников жилья

    Заполненный отчет общего собрания собственников жилья необходимо прежде всего оформить с указанием адресов жилья.

    Помимо того необходимо указать число присутствующих, обсуждаемые темы и решения по ним с указанием количества поддержавших данное решение.

    Данная форма документа подписывается также главой собрания (его выбирают жильцы на постоянной основе либо непосредственно в данный момент).

    Протокол собрания жильцов многоквартирного дома – как оформить?

    Образец, как правильно составить и оформить отчет совещания жильцов многоквартирного дома включает в себя:

    • дата, время и место проведения;
    • кто должен вести (лицо, уполномоченное на то жильцами многоквартирного дома) – чаще всего это председатель дома;
    • вопросы, которые рассматриваются (в отличии от рабочего заседания компании, которое руководитель проводит регулярно, проведение такого совещания планируется из-за необходимости решения конкретной проблемы).

    После этого фиксируется ход собрания, сколько человек присутствует и сколько проало за конкретное решение. Далее, если этот документ представляет собой обращение в какую-либо инстанцию, все жильцы многоквартирного дома подписывают заполненный протокол совещания. Затем протокол общего собрания направляют по месту назначения.

    Как написать протокол родительского собрания в детском саду и школе

    Протокол родительского собрания в детском саду или школе по сути не предполагает какой-то особой формы. Он пишется скорее для себя и для отсутствующих, чтобы в дальнейшем не забыть обсуждение каких именно моментов было и какое решение было достигнуто.

    При этом могут вноситься дополнительные сведения: сколько человек присутствовало и сколько ало «за» конкретный вопрос, при директоре школы было проведение общего собрания или с участием каких учителей и т.д.

    Оформление предполагает наличие основных сведений, таких как: дата, основная тема и кто ведет (директор или классный руководитель).

    Задать вопрос юристу

    По любым вопросам обращайтесь к нашим юристам через данную форму!

    Источник: http://pfgfx.ru/pravo/protokol-soveshhaniya-i-obshhego-sobraniya-kak-sostavit-obrazec.html

    Образец протокола заседания комиссии

    Протокол служебного совещания образец

    Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании.

    Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании. Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих. Протоколы могут быть двух видов: краткие и полные. Краткий протокол содержит в себе фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.

    Планируется совещание и сразу возникает вопрос, а как составить протокол, кто его будет вести, ведь на совещании присутствие директора. Протокол совещания — это обычный внутренний документ предприятия или организации, который регистрируется в книге за соответствующим номером.

    Первый экземпляр ложится в папку протоколов совещаний, а другой остается директору для контроля. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений. Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

    Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

    Оформляющая часть протокола

    В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу. В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

    Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

    Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания. В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

    Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

    https://youtu.be/7ptNuxGhZWo

    Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний.

    Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола.

    Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.

    Оформление выписки из протокола

    Протоколы регистрируются отдельно по видам заседаний, комиссий, советов и т.п.

    А я вообще не могу понять вот что: зачем нужны протоколы? По итогу протокол оформили и «встал» вопрос регистрации… Здравствуйте! Если журналы ведутся, то их обязательно надо включать в номенклатуру дел.

    Сроки хранения регистрационных журналов соответствуют срокам хранения самих документов, в частности протоколов.

    Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением ­вариаций их оформления и образцами целых документов.

    В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

    Как правильно хранить протоколы?

    Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений. В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения.

    Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться.

    В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

    В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания.

    Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения.

    Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

    Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании.

    Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.

    Источник: http://kakbypridaser.ru/obrazec-protokola-zasedaniya-komissi/

    Как составить протокол совещания образец – Управление персоналом

    Протокол служебного совещания образец

    По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

    Пустой бланк протокола совещания (word)

    Образец заполнения протокола совещания (word)

    Основное назначение

    По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

    1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
    2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
    3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

    Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

    документа

    В законодательстве не разработано никаких требований документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

    Обычно в документе отражаются такие сведения:

    1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
    2. Состав присутствующих:
    • председатель комиссии;
    • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
    • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
    1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
    2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
    3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
    4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
    5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

    Бланк и образец 2018

    В наиболее простом случае бланк выглядит так.

    А в качестве образца можно выбрать такую форму:

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры ание, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

    Краткая и полная разновидности

    В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

    1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания. 
    2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа. 

    Выписка из протокола

    В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

    Особенности ведения

    В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

    Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

    1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
    2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
    3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
    4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
    5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

    Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

    Источник: https://2ann.ru/protokol-soveshhaniya/

    Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

    Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее.

    Типы совещаний

    Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

    1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
    2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
    3. Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
    4. Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

    Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

    Подготовка

    Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

    1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
    2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
    3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
    4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
    5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

    Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

    Зачем требуется протокол совещания?

    В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы.

    Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись.

    Им же устанавливается, где это делать необязательно.

    Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол.

    Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений.

    Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.

    Ведение

    Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов.

    Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа.

    Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

    Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих.

    Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи.

    Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

    Источник: http://tr777.ru/kak-sostavit-protokol-soveschaniya-obr/

    Протокол служебного расследования: образец

    Протокол служебного совещания образец

    Если на предприятии имеет место грубое нарушение трудовой дисциплины, такое явление в обязательном порядке подлежит рассмотрению со стороны администрации.

    Как известно, для расследования проступков на предприятии создаётся специальная комиссия, в чьи полномочия входит проведение тщательной проверки. Ниже будет рассмотрен такой элемент документирования служебного расследования, как протокол заседания комиссии.

    Он имеет факультативный характер, но, тем не менее, следует обратить внимание на особенности его составления.

    Понятие служебного расследования, основания и цели

    Прежде чем наказывать работника за то или иное нарушение, следует взвешенно определить степень его вины. Порой управленцу достаточно ограничиться словесным порицанием, предупреждением, не прибегая к дисциплинарному взысканию.

    Однако, если такие меры не помогают и сотрудником нарушаются пункты его должностной инструкции, то следует прибегнуть к проведению служебного расследования.

    Иными словами, такая процедура проводится в особенных случаях, а именно в тех, где ситуация вышла из-под контроля и необходимо принимать жесткие меры.

    Применению дисциплинарного взыскания должно предшествовать проведение соответствующей проверки. Без неё работник не может быть подвергнут наказанию за свой проступок.

    Основанием для проведения такой проверки являются те действия работника, которые повлекли материальный ущерб или каким-то другим способом навредили предприятию.

    Служебное расследование может проводиться также и по результатам проведённой инвентаризации, после которой выявлена недостача товара или иные серьёзные нарушения.

    Целью проведения такой процедуры является достижение работодателем дисциплины и наказания виновных лиц. В частности, служебное расследование помогает добиться возмещения материального ущерба и восстановления имиджа предприятия.

    Не следует также обходить вниманием и подачу жалоб в адрес работников предприятия. Клиент той или иной организации имеет полное право написать письменное обращение в её адрес, где отразит свои претензии к работе сотрудников.

    Факты, имеющиеся в таких заявлениях, могут также послужить поводом для служебного расследования.

    После рассмотрения жалобы необходимо не только принять верное решение, но и уведомить о нём всех заинтересованных лиц.

    Оформление протокола служебного расследования

    Проверка не проводится в одиночку конкретным работником. Для проведения служебного расследования необходимо издать приказ, сформировать комиссию, подготовить заключение и принять решение по факту.

    На заключительной стадии расследования, в случае необходимости, комиссия может собраться на совещание. Такое мероприятие носит официальный характер, а обсуждаемые вопросы требуют фиксации посредством составления специального протокола.

    В действующем законодательстве протокол служебного расследования не упоминается. Такой документ может быть предусмотрен соответствующим Положением внутри предприятия или другим локальным нормативным актом.

    Если протокол предусмотрен, игнорировать процедуру его формирования нельзя.

    Основная цель такого документа – зафиксировать мнения членов комиссии по рассматриваемому вопросу, а также их итоговое решение.

    Как правило, протокол ведётся секретарём, который назначается председателем комиссии. Само заседание должно иметь официальный характер, проводиться в помещении, где соблюдены все условия для нормального проведения дискуссии.

    В зависимости от локальных требований, к участию в заседании комиссии могут быть приглашены и лица, причастные к инциденту.

    Такая необходимость возникает в спорных ситуациях. В таком случае опрос человека будет происходить максимально открыто, что выгодно для управленца в случае обращения работника в судебные инстанции.

    Образец протокола служебного расследования

    При составлении такого документа предприятие руководствуется собственными локальными правовыми актами.

    Законодательством не введено каких-либо стандартов, поэтому при составлении протокола следует придерживаться общепринятых норм делопроизводства.

    Помимо реквизитов предприятия, следует указать дату и место составления протокола, а также его регистрационный номер.

    Далее приводится состав комиссии, указывается её председатель, а также секретарь, ответственный за ведение протокола.

    Если какой-либо член комиссии на заседании отсутствует, этот факт также следует отразить в документе.

    На заседание могут быть приглашены любые сотрудники предприятия, если их участия требует возникшая ситуация. Их присутствие, а также реплики, следует также заносить в протокол.

    Обычно следующим логическим блоком является повестка дня, то есть краткое описание тех вопросов, которые необходимо обсудить в ходе заседания.

    В процессе дискуссии секретарю следует обратить внимание на реплики выступающих членов комиссии. По итогам собрания именно они будут составлять основную часть документа.

    В резолютивной части обычно отображаются итоги проведённого собрания и принятые решения.

    Исходя из вышесказанного, документ будет выглядеть приблизительно так:

    Общество с ограниченной ответственностью «Лада»

    ИНН №123456789, г. Раменское, ул. Победная 24

    ПРОТОКОЛ № 2

    Заседания комиссии по проведению служебного расследования

    13.03.2016 г.                                                                                                            г. Раменское

    Присутствующие:

    Иванов И.И. – председатель комиссии;

    Петров П.П. – секретарь комиссии;

    Сидоров С.С. – член комиссии;

    Васильев В.В. – член комиссии;

    ПОВЕСТКА ДНЯ:

    Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/protokol-sluzhebnogo-rassledovaniya-obrazets.html

    Протокол совещания: правила составления, согласования и выписки

    Протокол служебного совещания образец

    • Зачем нужен протокол совещания.
    • К какому типу протоколов относится протокол совещания.
    • По каким правила ведется протоколирование совещаний.
    • Как составить протокол совещания.
    • Из каких разделов состоит протокол совещания.

    Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании.

    Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным.

    Вы можете скачать заполненный образец (пример) протокола рабочего производственного совещания или заседания:

    Зачем нужен протокол совещания

    В любой компании регулярно происходят различные совещания. Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т. д.

    В то же время часть совещаний не подлежит фиксации посредством протокола, что также является нормой. Руководящий состав организации может самостоятельно установить перечень общих мероприятий, в ходе которых официально ведется запись, а также обозначить такие, на которых это делать необязательно.

    Главным предназначением протокола выступает фиксация в письменном виде всего спектра вопросов, задач и мнений, которые прозвучали в рамках заседания, а также совместно принятых решений.

    Наилучшим вариантом является наиболее детализированный бланк протокола.

    Чаще всего подобное документирование применяется в рамках совещаний, оказывающих непосредственное влияние на будущее организации. Помимо этого, желательно фиксировать содержание всех встреч со сторонними предприятиями и сотрудниками госучреждений.

    Увеличьте результативность совещаний с помощью трех раздаточных материалов, которые приготовила редакция журнала «Генеральный Директор».

    Скачать материалы для совещания

    К какому типу протоколов относится протокол совещания

    В управленческой деятельности получили распространение несколько видов протокола: протокол согласования, протокол о намерениях и протокол изъятия вещественных доказательств (документов). К главным документам общего собрания акционеров, согласно действующему законодательству, относятся протокол счетной комиссии и протокол заседания.

    Помимо этого, допускается составление протокола одним должностным лицом, если он осуществляет административные функции (в случае задержания, ДТП и пр.). Для всех видов данных документов разработаны определенные типовые шаблоны.

    Мы рассмотрим такую форму протокола совещания, которая применяется для общего управленческого мероприятия. Указанный документ составляется в организации по итогам коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

    Зарождение протокола в области делопроизводства в нашей стране связывают с началом восемнадцатого века, когда в управленческой деятельности появилась практика проведения дебатов до выработки и закрепления мнения большинства. Традиционно протокол выступает:

    • информационным документом (фиксирует процесс обмена мнениями),
    • распорядительным документом (регистрирует выработанное в ходе встречи решение).

    В настоящее время принято составлять протокол проведения совещания с целью фиксации протекания коллегиальных мероприятий, проводимых руководителями разного уровня. Помимо этого, указанный документ применяют для регистрации событий в ходе различных семинаров, заседаний, конференций и пр.

    Решение о потребности оформления протокола совещания при оперативной деятельности возлагается на руководителя, назначающего и проводящего данные мероприятия.

    Если же надо просто передать сотрудникам информацию по определенной проблеме, разъяснить вынесенные до этого решения и прочее, то можно не пользоваться протоколом.

    Если потребность в данном документе имеется, то в нем отражается состав участников, выдвинутые идеи либо предложения.

    Как вести протокол совещания

    Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.

    До начала совещания секретарю передают список приглашенных и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов.

    Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф. И. О. явившихся лиц.

    После начала совещания секретарь оформит окончательный список присутствующих.

    Фиксация информации ведется секретарем совещания по ходу мероприятия. Для того чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

    Если проводится массовое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут два секретаря. Работа сразу двух специалистов над одним документом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

    Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения предметов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В нем фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые дает руководитель отдельным исполнителям.

    При этом нужно обратить внимание, что доклады и вопросы не нужно приводить слово в слово.

    Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчет за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге в документе тезисно отражается ход заседания: обсужденные темы, поднятые вопросы и принятые решения.

    В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы. Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.

    Из каких разделов состоит протокол совещания

    Документируя процесс встречи, необходимо обеспечить соответствие протокола совещания ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

    Требования к оформлению документов». Это означает, что при записи информации надо соблюсти правила оформления протокола оперативного совещания, касающиеся заголовка, заключительной части документа и его содержания.

    Заголовочная часть протокола.

    Шапка должна содержать ряд реквизитов:

    • полное наименование организации;
    • вид документа (ПРОТОКОЛ);
    • номер и дату;
    • место оформления;
    • заголовок к тексту.

    Обязательным является указание организационно-правовой формы в названии предприятия. Полное наименование должно совпадать с официально установленным, приведенным в уставе либо положении об организации, и все слова требуется прописать полностью, без сокращений.

    При наличии у предприятия официально зарегистрированного краткого названия допускается указание его в скобках после полного.

    Если у организации имеется вышестоящая структура, ее название располагают выше наименования фирмы, создавшей документ. При этом обычно ее указывают в сокращенном виде.

    Например:

    • Открытое акционерное общество;
    • Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»;
    • (ОАО Агентство «Роспечать»);
    • Закрытое акционерное общество «Новые технологии».

    Дата протокола соответствует дате проведения совещания. Для многодневных заседаний проставляют числа его начала и окончания. Ни в коем случае нельзя указывать дату подписания протокола, так как иногда он оформляется через несколько дней после завершения мероприятия.

    Источник: https://www.gd.ru/articles/8268-protokol-soveshhaniya

    ЮристПрофи
    Добавить комментарий