Служебная записка на оплату такси в командировке

Возмещение такси в командировке служебная записка

Служебная записка на оплату такси в командировке

Чтобы их можно было учитывать по ОСН, необходимо представить следующие документы:

  • бланки строгой отчетности (ордера, авансовый отчет),
  • билет на поезд, самолет или иной транспорт (если таковые имелись),
  • кассовый чек,
  • служебная записка.

Если организация использует упрощенную систему страхования, налогообложение расходов на проезд в такси будет зависеть от объекта, облагаемого налогами. Это могут быть:

  • объект «доходы» — в этом случае расходы на проезд в такси не оказывают влияния на налоговую базу
  • объект «доходы минус расходы» — необходимо заплатить 15% от общих доходов, исключая расходы. В этом случае расход на такси действительно играет роль, но его необходимо подтвердить документально.

Cлужебная записка на оплату такси образец

Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат. Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

  • амортизация транспортного средства;
  • затраты на ГСМ;
  • текущее техническое обслуживание;
  • возможный внеплановый ремонт.

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2018 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации.

Служебная записка на такси (образец)

Также учитывается время при выяснении причин использования такси, то есть его было достаточно, чтобы воспользоваться общественным транспортом и не было никакой необходимости в спешке. Неоправданность расходов может выясниться при расчете маршрута, которым следовал сотрудник на такси.

Если маршрут был длиннее или имел беспричинные остановки и ожидание, к примеру, а оснований для этого нет. Иными словами, при поездке работник предприятия разрешал какие-то личные задачи, а не производственные.

В случае, если расходы денежных средств, которые понес сотрудник, оказываются неоправданными, руководитель имеет право на удержание из его заработной платы или сделать выговор означенному работнику.

Служебная записка компенсация такси

Руководитель имеет право выплатить сотруднику компенсацию за проезд в такси, если:

  • поездка связана с командировкой,
  • поездка связана со служебной необходимостью.

Исполнение изложенного в приказе возлагается руководителем на работника бухгалтерии. В соответствии с приказом сотрудник обязан заполнить предоставляемую бухгалтером форму авансового отчета, которую применяют при выдаче работнику средств на хозяйственные и административные нужды, и указать затраченную сумму.

К авансовому отчету прилагаются все документы, которые подтверждают экономическую обоснованность выдачи денежных средств. К ним относятся все чеки, транспортные и другие оправдательные документы.

Бухгалтер обязан проверить все данные, подтвердить, что целевое расходование денежных средств было оправданным, а также изучить все сопроводительные документы, правильность оформления и сумму.

Возмещение расходов на проезд во время служебной командировки (фролова м.в.)

Также бухгалтер обязан указать на оборотной стороне отчета сумму расхода, принятую к учету. Проверенный отчет предоставляется руководителю, который его утверждает, затем бухгалтер его принимает к учету.
Компенсация выдается работнику по кассовому ордеру. Остаток от неиспользованного аванса сдается сотрудником с помощью приходного кассового ордера.

По расходному кассовому ордеру сотруднику бухгалтерии может быть сдан перерасход по авансовому отчету. Важно На основании авансового отчета происходит списание денежных сумм. Приказ Руководитель выписывает приказ на возмещение расходов на такси сотруднику, и никто другой.

Форма написания приказа является свободной, не унифицированной и производится на бумаге формата А4.

Такси в командировке

Внимание Зачастую сотрудники используют в этих целях такси. Казалось бы, мелочь, однако эта мелкая деталь подлежит учету, должна быть правильно оформлена. Есть множество нюансов при использовании такси в служебных целях.
Рассмотрим их подробнее. Поездка на такси.

Необходимость или излишество? Не всегда фирма способна предоставить служебную машину для своих сотрудников, это обычная практика. Тоже самое можно сказать о личном транспорте работников, он не всегда наличествует. Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы.

Мог бы выручить общественный транспорт, но есть одна деталь: не всегда поездки на общественном транспорте уместны, так как могут перевозиться документы, какое-либо имущество организации, да и выглядят такие поездки не всегда корректно, особенно, если на общественном транспорте добираться, к примеру, на встречу с партнерами.
В таких случаях выручить может вызов такси.

Спорные ситуации при направлении сотрудников в командировки

Источник: http://advokat-burilov.ru/vozmeshhenie-taksi-v-komandirovke-sluzhebnaya-zapiska/

Служебная записка на оплату такси

Служебная записка на оплату такси в командировке
Как написать служебную записку (образец )? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности.

Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.

Казалось бы, мелочь, однако эта мелкая деталь подлежит учету, должна быть правильно оформлена.

Есть множество нюансов при использовании такси в служебных целях.

Рассмотрим их подробнее. Не всегда фирма способна предоставить служебную машину для своих сотрудников, это обычная практика. Тоже самое можно сказать о личном транспорте работников, он не всегда наличествует. Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы.

Особенности направления в командировки в 2019 году

С января 2015 г.

отменили командировочные удостоверения – это очень важное изменение, которое готовилось заранее. А также вступили в силу другие поправки, которые определяют порядок и особенности направления работников в командировку. Изменения и новое Положение о командировках утвердило постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014г.

(далее – Положение). Однако, несмотря на то, что, казалось бы, жизнь работодателям и сотрудникам упростили, возникает ряд вопросов, как поступать в той или иной ситуации, когда происходит направление работника в командировку в соответствии с новыми правилами.

Получаем служебную записку на командировку

Служебная записка на командировку — образец — 2015 этого документа станет темой для обсуждения в данной статье. Вы узнаете, как оформляется данная деловая бумага и в каких случаях подается.

С 2015 года при направлении сотрудника в служебную командировку не требуется составления командировочного удостоверения (постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.

2014)

Всем компаниям и ИП нужно представлять ту или иную статистическую отчетность.

И форм этой отчетности такое множество, что не мудрено в них запутаться. Чтобы помочь респондентам, Росстат разработал специальный сервис. воспользовавшись которым можно определить, какую статотчетность нужно сдавать конкретному респонденту.

Однако, к сожалению, данный сервис работает не всегда корректно.

Может ли сотрудник заказать такси, чтобы добраться до аэропорта или вокзала? Может ли директор ездить на встречи с клиентами на такси? Могут ли сотрудники заказывать такси, чтобы добраться до дома, если они задержались в офисе допоздна?

В каком случае расходы на такси уменьшают налог на прибыль, а в каком нет? Какие документы должен приложить сотрудник к авансовому отчету, чтобы расходы на такси не вызывали вопросов у налоговой? Все эти вопросы достаточно часто интересуют руководителей компаний, ведь многие из них хотят, создавая комфортные условия для своих сотрудников не упускать выгоду, уменьшая сумму налогов, которые необходимо заплатить.

Для направления сотрудника в командировку необходимо оформить служебную записку. В ней указываются ФИО командированного сотрудника, цель, сроки, пункты назначения и источник на который будут отнесены расходы по командировке. Служебная записка подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается ректором университета.

Основанием служебной записки может быть приглашение.

служебное задание (оформляется, в подразделении по форме № T-10а, в нем указывается цель командировки; регистрируется, за счет средств ИЗиДО — в ИЗиДО, за счет средств х/д, накл.

Можно ли оплачивать такси директору?

Всем компаниям и ИП нужно представлять ту или иную статистическую отчетность. И форм этой отчетности такое множество, что не мудрено в них запутаться.

Чтобы помочь респондентам, Росстат разработал специальный сервис.

воспользовавшись которым можно определить, какую статотчетность нужно сдавать конкретному респонденту. Однако, к сожалению, данный сервис работает не всегда корректно.

Источник: http://ruslanhasanov.ru/sluzhebnaja-zapiska-na-oplatu-taksi-31592/

Заявление на оплату такси в командировке. Расходы на такси в командировке

Служебная записка на оплату такси в командировке

Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников.

Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

  • амортизация транспортного средства;
  • затраты на ГСМ;
  • текущее техническое обслуживание;
  • возможный внеплановый ремонт.

Оформление путевого листа

Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

  • реквизиты документа: название и номер;
  • срок действия;
  • данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
    1. фамилию, имя, отчество,
    2. паспортные данные;
  • сведения об используемом транспортном средстве:
    1. государственный номер,
    2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

Обратите внимание

Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

  1. заполненного путевого листа;
  2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
  3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
  4. авансового отчета;
  5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель.

Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е.

компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Использование в командировке услуг такси

Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст.

168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем.

При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

  1. реквизиты квитанции: серию, номер;
  2. наименование перевозчика, его ИНН;
  3. сумму проезда;
  4. дату выдачи квитанции;
  5. подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.

Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль.

Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли.

Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

Источник: https://holdest.ru/zayavlenie-na-oplatu-taksi-v-komandirovke-rashody-na-taksi-v-komandirovke/

Образец служебной записки на возмещение расходов такси

Служебная записка на оплату такси в командировке

В этом случае руководитель может одобрить ее впоследствии .

В этом случае все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения (ст. 183 ГК РФ). Одобрение сделки необходимо оформить в письменном виде , например, в форме визы руководителя на служебную записке работника.

Ардашев В.Л.

  1. 18 мая Как бухгалтеру увеличить прибыль на 200%.
  2. 12 мая — 27 июня МСФО, Управленческий учет, Фин.менеджмент, Аудит МСА, Налоги, Право,1С, ICFE для трудоустройства на высокооплачиваемую работу. Акция. CPA.
  3. 14 мая — 18 мая Полный курс изменений 2019 гг. для главбуха! Новое в расчете налога на прибыль и НДС, страховых взносов и НДФЛ. Новые стандарты бухучета. МСФО (1 45000 руб.

На практике, существует не так уж и много случаев, когда необходимо вызвать такси для служебных целей.

Пример служебной записки на компенсацию связи

В этом случае можно будет точно определить, что именно и в какой срок обязан сделать работник, чтобы получить свою компенсацию, какие документы приложить. Таким приказом можно предусмотреть конкретные ситуации, при которых члены трудового коллектива смогут использовать такси, не получая предварительно денежные средства под отчет.

Еще стоит отметить, что руководителю, одобряющему поездку на такси, стоит упомянуть в ряде причин и тот факт, зачем вообще потребовался сторонний транспорт.

То есть следует пояснить, что фирма не содержит служебного транспорта, а сотрудники не имеют личного.

Служебная записка Руководитель имеет право выплатить сотруднику компенсацию за проезд в такси, если:

  1. поездка связана со служебной необходимостью.
  2. поездка связана с командировкой,

Исполнение изложенного в приказе возлагается руководителем на работника бухгалтерии.

Образец служебной записки на возмещение расходов

О важности правильно оформленной служебной записки на возмещение расходов не понаслышке знают опытные бухгалтеры. Тем, кто впервые столкнулся с образцом оформления документов по 71-му счёту («Расчёты с подотчётными лицами») трудно разобраться в сухих строчках письма Минфина.

Однако, ничего сложного в этом нет, следует лишь неукоснительно придерживаться нескольких простых правил. Существует множество ситуаций, при которых работники расходуют денежные средства:

  • Покупка канцелярских принадлежностей;
  • Траты, произведённые во время командировки (оплата проживания в отеле, приобретение бензина, проезд на транспорте, питание);
  • Оплата услуг связи (сотовая, городская телефонная, телеграмм, писем, посылок);
  • Представительские расходы.

Финансы могут быть как выданные авансом, так и собственные.

Если деньги были выданы авансом, то сотрудник должен грамотно отчитаться за потраченные средства.

Чтобы у инспектора ИМНС не возникло вопросов, работник должен:

  • Быть зачисленным в штате компании с оформлением трудового договора;
  • Быть в списке лиц, утверждённых приказом руководства, в котором перечисляются все, кто имеет право на трату средств;
  • Выполнять служебные задания по приказу руководства;
  • Попросить выписать документы не на своё имя, как физическое лицо, а как на уполномоченного предприятием агента;
  • Получить от продавца счёт-фактуру.

В случае если были потрачены собственные деньги, отчитываться следует так же. Однако работник должен будет написать дополнительно служебную записку о возмещении расходов.

Источник: http://civilyur.ru/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-na-vozmeschenie-rashodov-taksi-92947/

Служебная записка на оплату такси образец

Служебная записка на оплату такси в командировке

Служебная записка на оплату такси образец

Далее постановление передается в бухгалтерию, где и производится погашение обоснованных трат за счет производства.

Сопроводительная документация, до ее обязательного рассмотрения начальством, должна обязательно прилагаться к записке.

Остаток неиспользованного резерва, по истечению командировки, передается в бухгалтерию, где заполняются соответствующие бумаги, которые точно отображают остаточную сумму денежных средств.

Служебная записка на такси () неотъемлемая часть производственного процесса, и нюансы данной процедуры важно знать.

Служебная записка на такси образец скачать (484)

За функцию оформления и последующей выдачи лицензий отвечают назначаемые органами местного управления представители исполнительной власти.

Такая бумага представляет собой документ финансовой отчётности и составляется по правилу, утверждённому приказом внутри предприятия.

  • На возврат денежных средств. Подобная бумага должна обязательно содержать реквизиты банка на счет, в котором буду перечисляться возвращаемые деньги.

Если не оплачивают

Отказ в компенсации потраченных средств может случиться, если руководитель считает, что сотрудник превысил должностные полномочия.

  • Если у работника отсутствовала насущная необходимость в вызове такси, имелся временной запас и возможность воспользоваться общественным транспортом без ущерба для интересов компании, руководитель вправе отказать сотруднику в компенсации.
  • Также отказ правомочен при неоправданно длинном маршруте следования, наличии промежуточных остановок, не являющихся необходимыми (по мнению руководства).
  • При наличии доплат за сервис вызова такси, возникших по вине сотрудника, руководство не обязано производить компенсацию.

Служебная записка на оплату такси образец объяснение

Обоснование может строиться на основе типа служебной записки: объяснительная (по уже совершенным действиям) или докладная (запрашивающая разрешение на действие).

В записке необходимо указать цель поездки, причину, почему для нее потребовались услуги такси. Здесь можно указать одну из вышеизложенных причин. В служебной записке обязательно должен быть указан точный маршрут, места и причины для возможных пересадок, сумма, которая потребуется или потребовалась, дата и время, чтобы подтвердить обоснованность производственных действий.

Кому подавать?

По поводу возмещения расходов на такси нужно обращаться именно со служебной запиской, обращена она должна быть не к бухгалтеру, как может показаться на первый взгляд, а непосредственно к руководителю.

Служебная записка на оплату такси в командировке образец

Таким приказом можно предусмотреть конкретные ситуации, при которых члены трудового коллектива смогут использовать такси, не получая предварительно денежные средства под отчет.

Еще стоит отметить, что руководителю, одобряющему поездку на такси, стоит упомянуть в ряде причин и тот факт, зачем вообще потребовался сторонний транспорт. То есть следует пояснить, что фирма не содержит служебного транспорта, а сотрудники не имеют личного.

Налогообложение

Расчет налогов с компенсаций сотрудникам проезда на такси производится в соответствии с системой налогообложения, используемой организацией.

Метод нанесения остается на совести владельца авто — это может быть стикер, краска или магнитная накладка.

  • Салон транспортного средства оборудуется таксометром таким образом, чтобы он был одинаково хорошо заметен как для водителя, так и для клиента.
  • Крыша транспортного средства должна быть оборудована световым плафоном с оранжевой подсветкой в темное время суток. Форма и размер — произвольные.
  • Недостаточный (менее пяти лет) водительский стаж.
  • Автомобиль, находящийся не в собственности или не принадлежащий водителю на основании договора аренды.
  • Отсутствие у машины отметки о прохождении техосмотра.

Штраф за такси без лицензии составляет 5000 рублей

Впрочем, работать таксистом можно и без получения документа.

Безусловно, можно воспользоваться общественным транспортом, однако, это порой неуместно, так как могут перевозится имущество организации или какие-то важные документы.

К тому же поездки на таком транспорте, не всегда выглядят корректно, к примеру, тогда, когда вы спешите на встречу с серьезными партнерами. В этих случаях, может выручить такси.

Как правило, излишеством вызов такси может быть тогда, когда доходы компании на извоз сотрудников при помощи такси оказываются чересчур затратными.

Случаи целесообразности

На практике, существует не так уж и много случаев, когда необходимо вызвать такси для служебных целей.

При этом, главное условие должно быть таковым, эффективность вызова, рациональность или доход от результата.

Целесообразность поездки оценивает компания.

Несоответствие требованиям составления может привести к проблемам в будущем.

Назначение Любая служебная записка составляется для того, чтобы осветить какие-либо деловые вопросы. Последние должные иметь непосредственное отношение к рабочему процессу отдельно взятого работника или определённого структурного подразделения. Решение подобных вопросов, как правило, зависит от того подразделения, в которое отправляется служебная записка.

Служебная записка, основания для изложений

Немаловажным фактором будет то, каким именно образом и в какой форме будут изложены конкретные основания в записке.

В этом случае нужно готовиться к оплате единовременного денежного штрафа равного пяти тысячам рублей.

Кстати, это сумма примерно равняется сумме, которая может быть потрачена на оформление лицензии общим сроком на пять лет. С ней заниматься любимым делом можно будет совершенно легально и без лишней головной боли.

Кому и за что платить — решать вам.

Некоторые водители неохотно возят с собой оригинал полученного ранее разрешения на оказание услуг такси, поскольку боятся его возможной утери. К счастью, процедура восстановления этого документа происходит бесплатно, в срок, не превышающий десять рабочих дней с момента обращения по месту выдачи лицензии с подачей соответствующего заявления.

Тонким психологическим моментом является принятие простой истины — получить лицензию на такси без ИП, к сожалению, не получится.

При оценке причин, побудивших работника воспользоваться услугами такси, возможно разрешение руководством выплаты компенсации или отказ в возмещении денежных средств.

После разрешения руководителем производства выплат, записка с соответствующей резолюцией отправляется в бухгалтерию, где и производится начисление денежной компенсации. Бухгалтер определяет правильность оформления записки и подтверждающих финансовых документов.

Произведение выплат

Для получения компенсации сотрудник заполняет авансовый отчет, выданный ему работником бухгалтерии, где перечисляет состоявшиеся траты. Работодатель в форме письменного приказа разрешает произведение выплат.

Источник: http://plbarber.ru/sluzhebnaya-zapiska-na-oplatu-taksi-obrazets/

Cлужебная записка на оплату такси образец

Служебная записка на оплату такси в командировке

Случается, что в учреждении или какой-либо фирме требуется съездить куда-то. Зачастую сотрудники используют в этих целях такси.

Казалось бы, мелочь, однако эта мелкая деталь подлежит учету, должна быть правильно оформлена. Есть множество нюансов при использовании такси в служебных целях. Рассмотрим их подробнее.

Поездка на такси. Необходимость или излишество?

Не всегда фирма способна предоставить служебную машину для своих сотрудников, это обычная практика. Тоже самое можно сказать о личном транспорте работников, он не всегда наличествует. Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы.

Мог бы выручить общественный транспорт, но есть одна деталь: не всегда поездки на общественном транспорте уместны, так как могут перевозиться документы, какое-либо имущество организации, да и выглядят такие поездки не всегда корректно, особенно, если на общественном транспорте добираться, к примеру, на встречу с партнерами.

В таких случаях выручить может вызов такси.

Зачастую, излишеством такси может оказаться тогда, когда для доходов фирмы извоз сотрудников с помощью такси окажется чересчур затратным. Исходить из этой точки зрения может не только руководитель, но и налоговые службы, и этого стоит опасаться, так как подобные расходы могут быть не учтены для налогообложения.

Не так уж много случаев, при которых уместно использование такси. Главными условиями, при которых таковое можно счесть возможным, являются приносимая эффективность, доход от результата или рациональность.

Целесообразность поездок оценивать может сама фирма, однако она должна быть доказуема или обоснована для налоговой службы ввиду списания расходов на них.

Поэтому поездку на такси считать уместной в тех случаях, когда причинами для них являются:

  • отсутствие прямого маршрута к аэропорту или вокзалу, откуда надлежит отбыть в командировку, или сложность маршрута общественного транспорта;
  • перевозка большого багажа;
  • перевозка предметов высокой ценности или важных документов;
  • срочность решений по хозяйственной деятельности предприятия или возможность ее срыва (например, поставки материалов);
  • отсутствие доступа к другому транспорту, то есть в позднее время суток, что может также подтвердить чек, выданный таксистом, который необходимо приложить к служебной записке;
  • срочность проводимой встречи с контрагентами и нерегулярность езды общественного транспорта

Превышение полномочий

Превысить свои полномочия при расходах на такси сотрудник может в том случае, если данные расходы оказываются неоправданными. Это возможно в нескольких случаях. Во-первых, это может быть надуманная необходимость в такой поездке. Например, добраться в нужное место можно было с помощью общественного транспорта или пешком.

Также учитывается время при выяснении причин использования такси, то есть его было достаточно, чтобы воспользоваться общественным транспортом и не было никакой необходимости в спешке.

Неоправданность расходов может выясниться при расчете маршрута, которым следовал сотрудник на такси. Если маршрут был длиннее или имел беспричинные остановки и ожидание, к примеру, а оснований для этого нет. Иными словами, при поездке работник предприятия разрешал какие-то личные задачи, а не производственные.

В случае, если расходы денежных средств, которые понес сотрудник, оказываются неоправданными, руководитель имеет право на удержание из его заработной платы или сделать выговор означенному работнику.

Служебная записка на оплату такси

Служебная записка необходима для диалога между отделами организации, когда недостаточно просто высказать требование, пожелание или нужду, а важно задокументировать обращение от нижестоящего лица к вышестоящему. В случае с компенсацией за проезд на такси нужно писать служебную записку. Ее, как правило, направляют непосредственно начальству, указывая причину для возмещения и связь с деятельностью фирмы.

Образец служебной записки на оплату такси:

Руководителю предприятия

Иванову И.И.

Служебная записка

1.01.2014                                                      №1                                           г. Иваново

Об оплате такси

Довожу до вашего сведения, что была совершена поездка в командировку. Прошу о компенсации проезда на такси до аэропорта, поскольку вылет был совершен в позднее время суток.

Должность________________                                                                                            Сидоров С.С.

Обоснование проблемы

Немаловажно, каким образом будут изложены основания в служебной записке. Естественно, что это обоснование должно быть правдивым и содержать неоспоримые факты, подтверждающие невозможность использования другого транспорта, общественного, например.

Обоснование может строиться на основе типа служебной записки: объяснительная (по уже совершенным действиям) или докладная (запрашивающая разрешение на действие).

В записке необходимо указать цель поездки, причину, почему для нее потребовались услуги такси. Здесь можно указать одну из вышеизложенных причин. В служебной записке обязательно должен быть указан точный маршрут, места и причины для возможных пересадок, сумма, которая потребуется или потребовалась, дата и время, чтобы подтвердить обоснованность производственных действий.

Сопроводительные документы

К служебной записке до ее одобрения и впоследствии должны прилагаться сопроводительные документы.

В первую очередь, таким документом является чек от таксиста, в котором указаны километраж, затраты топлива, время, когда был выдан чек, а также данные фирмы и самого водителя, где можно еще раз уточнить всю необходимую информацию.

К сопроводительным документам стоит приложить билет на поезд или самолет, где указано время отбытия. Также обычно добавляется приказ руководителя организации на командировку, где указывается и необходимость использования такси, и служебная записка.

Дальнейшие действия руководителя

Кстати, о приказах. Роль руководителя четко связана именно с ними, поскольку его слово является решающим. Приказ о компенсации расходов сотруднику выписывается руководителем, и он относится к действиям, совершаемым по получении служебной записки от сотрудника.

Руководитель имеет право выплатить сотруднику компенсацию за проезд в такси, если:

  • поездка связана с командировкой,
  • поездка связана со служебной необходимостью.

Исполнение изложенного в приказе возлагается руководителем на работника бухгалтерии.

В соответствии с приказом сотрудник обязан заполнить предоставляемую бухгалтером форму авансового отчета, которую применяют при выдаче работнику средств на хозяйственные и административные нужды, и указать затраченную сумму.

К авансовому отчету прилагаются все документы, которые подтверждают экономическую обоснованность выдачи денежных средств. К ним относятся все чеки, транспортные и другие оправдательные документы.

Бухгалтер обязан проверить все данные, подтвердить, что целевое расходование денежных средств было оправданным, а также изучить все сопроводительные документы, правильность оформления и сумму.

Также бухгалтер обязан указать на оборотной стороне отчета сумму расхода, принятую к учету. Проверенный отчет предоставляется руководителю, который его утверждает, затем бухгалтер его принимает к учету.

Компенсация выдается работнику по кассовому ордеру.

Остаток от неиспользованного аванса сдается сотрудником с помощью приходного кассового ордера. По расходному кассовому ордеру сотруднику бухгалтерии может быть сдан перерасход по авансовому отчету. На основании авансового отчета происходит списание денежных сумм.

Приказ

Руководитель выписывает приказ на возмещение расходов на такси сотруднику, и никто другой. Форма написания приказа является свободной, не унифицированной и производится на бумаге формата А4.

Руководитель предприятия, если такие ситуации не редки, может выписать общий приказ о процедуре выплат компенсации расходов сотрудникам, руководствуясь которым будет действовать бухгалтер.

В этом случае можно будет точно определить, что именно и в какой срок обязан сделать работник, чтобы получить свою компенсацию, какие документы приложить. Таким приказом можно предусмотреть конкретные ситуации, при которых члены трудового коллектива смогут использовать такси, не получая предварительно денежные средства под отчет.

Еще стоит отметить, что руководителю, одобряющему поездку на такси, стоит упомянуть в ряде причин и тот факт, зачем вообще потребовался сторонний транспорт. То есть следует пояснить, что фирма не содержит служебного транспорта, а сотрудники не имеют личного.

ЮристПрофи
Добавить комментарий